Estructurar Reuniones Efectivas

Del caos a la claridad: cómo estructurar reuniones efectivas de S&OP

¿Te ha pasado que convocas una reunión para “planear la operación” y terminas con más dudas que respuestas?
Horas hablando de lo urgente, discusiones cruzadas entre ventas y operaciones, y al final… nadie sabe qué hacer diferente.

Eso pasa cuando no existe una estructura clara de S&OP. Pero con unos cuantos ajustes, esas reuniones pueden convertirse en el momento más estratégico del mes para tu negocio.

Aquí te explico cómo lograrlo, aunque tu equipo sea pequeño.

¿Por qué la mayoría de las reuniones de operación fallan?

• No hay un objetivo claro
• Cada área llega con sus propios datos (o sin datos)
• Se habla de lo que ya pasó, no de lo que viene
• No se toman decisiones accionables
• No hay seguimiento al mes siguiente

Y lo peor: se pierde la oportunidad de alinear esfuerzos y anticiparse a los problemas.

El propósito real de una reunión de S&OP

Una sesión de S&OP no es solo para revisar reportes. Es para:

• Validar el forecast de ventas
• Ver si las operaciones pueden cumplir con esa demanda
• Detectar brechas entre lo planeado y lo posible
• Tomar decisiones: qué comprar, qué producir, qué priorizar
• Alinear al equipo con un solo plan. Esto también facilita integrar al área financiera sin fricciones en tu proceso de planificación.

¿Cómo estructurar una reunión efectiva de S&OP?

Aquí te va una guía sencilla que puedes adaptar según el tamaño y madurez de tu empresa:

1. Preparación previa (clave del éxito)

• Define una fecha fija cada mes (ej: primer jueves de mes)
• Comparte un documento base con el forecast, inventario y producción
• Pide a cada área que revise y llegue con observaciones claras. Para mejorar tus pronósticos, considera implementar un proceso de forecasting colaborativo entre todas las áreas.

Herramientas útiles: Google Sheets, Notion, DUMA-Z

2. Agenda de la reunión (60-90 minutos)

Si eres una startup, puedes hacer esto en 45-60 minutos con 2-3 personas.

3. Toma de decisiones con base en datos

La reunión no debe terminar sin respuestas a estas preguntas:

• ¿Cuánto vamos a vender?
• ¿Qué podemos producir o comprar realmente?
• ¿Qué SKU o canal debemos priorizar?
• ¿Qué riesgo detectamos y cómo lo vamos a mitigar?

Y lo más importante: ¿quién hace qué y para cuándo?

4. Seguimiento entre reuniones

• Documenta todo en una minuta simple y compartida
• Revisa en la próxima sesión qué se cumplió y qué no
• Ajusta el forecast o las decisiones según lo que aprendiste

La consistencia transforma una reunión más… en un sistema de toma de decisiones continuo.

¿Qué necesitas para empezar hoy?

• Un calendario mensual fijo
• Un archivo compartido con ventas, inventario y producción
• 3 roles claros: alguien que representa ventas, alguien de operaciones, y un coordinador que documente y alinee
• Voluntad de hablar con datos, no con suposiciones

¿Qué vas a ganar?

• Menos improvisación y más anticipación
• Menos choques entre áreas
• Mejor visibilidad de riesgos y oportunidades
• Decisiones concretas, ejecutables y alineadas. Cuando estableces un buen proceso de S&OP, podrás implementar KPIs efectivos para medir el progreso.
• Un equipo que crece con estructura

Una reunión bien hecha puede cambiar toda tu operación.
Y aunque hoy seas solo 3 personas, si aprendes a operar con lógica de S&OP, estás construyendo el músculo que te hará escalar sin perder el control. Estas técnicas también son aplicables para startups en fase de crecimiento que buscan estructurar su operación.

¿Quieres llevar tu operación al siguiente nivel como estas empresas?
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